Was ist SaaS-Kostenoptimierung und inwiefern unterscheidet sie sich von SaaS-Kostenmanagement?
SaaS-Kostenmanagement meint den organisatorischen Rahmen: Sie verfolgen, welche Apps existieren, was sie kosten und welche Nutzungsrichtlinien für sie gelten.
Die SaaS-Kostenoptimierung ist das Ergebnis: Sie konnten überflüssige Kosten senken und haben Ihre Investitionen optimiert.
Die beiden Dinge gehören zusammen. Doch die meisten Unternehmen haben hier Datenlücken. Kosten für Apps, von denen Sie gar nichts wissen, können Sie nicht optimieren.
LastPass SaaS Monitoring liefert Ihnen die erforderlichen Daten: Es markiert Apps, die in den letzten 30 Tagen von niemandem genutzt wurden, und solche, die sich mit anderen Lösungen, für die Sie bereits zahlen, funktional überschneiden.
Genau dieser Einblick ist Ihre Basis für die Kostenoptimierung – durch Kündigung von Apps beziehungsweise Konsolidierung Ihres Bestands.
SaaS-Management-Plattformen (SMPs) wie Zylo oder Productiv sind gut geeignet zur Kostenanalyse auf Vertragsebene.
Wenn es Ihnen aber darum geht, inoffiziell genutzte oder verwaiste Apps aufzuspüren, sind Sie mit LastPass hervorragend bedient und ersparen sich die hochpreisige Investition in eine Enterprise-SMP und die Komplexität ihrer Einrichtung.
SaaS-Kosten: schwer zu erfassen und noch schwerer zu senken
Drei Dinge machen die SaaS-Kostenkontrolle zu einer Herausforderung:
- Inoffizielle Registrierung: Die Nutzung moderner SaaS ist auch ohne Auftragsbestätigung oder IT-Genehmigung möglich. Jeder Mitarbeiter kann mit seiner dienstlichen oder privaten E-Mail-Adresse binnen Minuten ein Konto anlegen. Bis die IT das Tool entdeckt, ist es längst fest im Workflow derer verankert, die es angeschafft haben.
- Schnelle Zunahme von KI: Die weltweiten Ausgaben für KI sollen 2026 um 47 % steigen. KI-Systeme verbreiten sich schneller als alle Softwarekategorien bislang. Die meisten Tools lassen sich einen Monat oder länger gebührenfrei nutzen, sodass keine Rechnung auftaucht.
- KI-Einbettungen in genehmigter Software: Die unkontrollierte Zunahme von KI verdankt sich nicht nur eigenen Apps. Immer häufiger wird auch genehmigte Software mit KI-Funktionen bestückt. So sind sensible Daten auch in offiziell genutzten Apps gefährdet.
Das Ergebnis ist ein hochdynamisches SaaS-Portfolio, dessen Entwicklung die IT immer ein paar Schritte hinterher ist.
Eigene SaaS-Management-Plattformen (SMPs) lösen das Problem. Aber sie sind nicht der einzige Weg zu mehr Sichtbarkeit und gerade für kleinere IT-Teams als Ausgangspunkt nicht unbedingt sinnvoll.
Funktionsvergleich: SMP oder LastPass SaaS Monitoring?
Wer nach einem SMP sucht, landet normalerweise bei Zylo, Productiv, Zluri, Torii oder ähnlichen Tools. Sie alle bieten SaaS-Kostenmanagement und -Governance auf Enterprise-Niveau.
Die folgende Tabelle stellt klassische Enterprise-SMPs LastPass Business Max gegenüber. Vom Funktionsportfolio abgesehen steht und fällt die Entscheidung für eine Lösung damit, dass sie zügig implementierbar und einigermaßen erschwinglich ist.
| SaaS-Management-Plattform | LastPass Business Max | |
|---|---|---|
| Aufspüren von Apps | Erkennung über verschiedene Ressourcen: IdPs, SSO, Finanzsysteme, App-APIs; in einigen Fällen auch browserbasierte Erkennung | Erkennung von Logins auf Browserebene über die LastPass-Erweiterung |
| Erfasste Daten | Verträge, Vertragsverlängerungen, genutzte Lizenzen, Eigentümer, Kosten | App-Logins, SaaS-Nutzungsmuster, Kompromittierung von Zugangsdaten |
| Daten zu SaaS-Kosten | Vertrags-, Rechnungs-, Lizenz- und Nutzungsdaten | Markierung nicht genutzter Apps (kein Login in den letzten 30 Tagen) und überflüssiger Apps; keine Vertragsdaten |
| Einrichtung | Erfordert vor der Ausgabe von Daten Integrationen in IdPs, Finanzsysteme und App-APIs | Wird in der LastPass-Browsererweiterung aktiviert; erste Daten bereits nach Stunden |
| Zugangsdatensicherheit | Eingeschränkt im Vergleich zu Systemen für das Zugangsdatenmanagement | Ja; Erkennung kompromittierter Zugangsdaten und mehrfach verwendeter Passwörter |
| Beste Lösung | Unternehmen mit eigenen SaaS-Operations- oder IT-Finanzfunktionen | Kleine Teams, die ohne dezidierte SaaS Operations Überblick über SaaS erhalten möchten |
| Kosten | Eigener Enterprise-Vertrag | In LastPass Business Max buchbar für {LPBusinessSSOMFA} pro Nutzer und Monat |
Quelle: Smart Tech Atlas (SMP-Leitfaden März 2026)
LastPass ist kein Ersatz für eine Enterprise-SMP. Aber es leuchtet tote Winkel am schnellsten aus und gibt Ihnen einen brauchbaren Überblick über Ihren SaaS-Bestand und seine Nutzung – ohne ausufernde Investitionen oder monatelange Implementierung. Gerade für kleine IT-Teams ist LastPass oft ein guter Ausgangspunkt.
Sie haben bereits ein Tool für Ihr SaaS-Management? Dann ist LastPass mit seiner Erkennung und Kontrolle von Logins über Arbeitskonten und über persönliche E-Mail-Adressen im Browser eine sinnvolle Ergänzung.
SMPs evaluieren: Was IT-Teams wissen möchten und LastPass bieten kann
„Wir evaluieren bereits Zylo. Was soll uns LastPass in dieser Situation bringen?“
Eine nachvollziehbare Frage. Zylo ist eine Lösung für das SaaS-Kostenmanagement, die Verträge, anstehende Vertragsverlängerungen und die Nutzung von Lizenzen im Blick behält.
Wenn Ihr Unternehmen ein SaaS-Operations- oder IT-Finanzteam hat, in dessen Verantwortungsbereich diese Dinge fallen, ist Zylo die richtige Lösung.
Vielleicht möchten Sie aber auch sehen, bei welchen Apps und KI-Tools Ihre Mitarbeiter sich über Browser anmelden – selbst wenn dies mit persönlichen E-Mail-Adressen außerhalb Ihres SSO geschieht. LastPass SaaS Monitoring liefert Ihnen diese Daten.
Kleinen IT-Teams, die über keine eigene SMP verfügen, bietet LastPass auf schnellem Weg den Überblick, der die Basis jeder SaaS-Kostenkontrolle ist.
„LastPass SaaS Monitoring markiert ungenutzte Apps. Gibt es auch an, was die Abos kosten?“
Nein. LastPass SaaS Monitoring verfolgt Logins und Zugriffe. Es sagt Ihnen, welche Apps Ihr Team nutzt, bei welchen Konten es seit 30 Tagen keine Anmeldung mehr gab und welche Apps in eine Kategorie fallen, für die Ihr Unternehmen bereits eine andere Lösung hat.
Überblick über Rechnungen, Verträge oder Abogebühren erhalten Sie mit LastPass nicht.
Wenn Sie vorrangig Funktionen des vertragsabhängigen Kostenmanagements brauchen, ist eine eigene SMP die richtige Wahl.
Wenn es aber nur darum geht, zügig zu erfahren, bei welchen Apps Ihre Mitarbeiter Konten haben und ob diese Konten noch aktiv sind, kann SaaS Monitoring diese Daten schon liefern, während Sie noch Ihr SMP-Tool evaluieren.
„Ist ein SaaS-Monitoring, das anzeigt, welche Apps Mitarbeiter nutzen, Überwachung?“
Nein. LastPass SaaS Monitoring erfasst, auf welche Apps Ihre Mitarbeiter über die LastPass-Browsererweiterung zugreifen. Es kann nicht sehen, was sie in diesen Apps tun. LastPass sieht also nur, ob und wann es zu einem Login auf eine bestimmte App kam.
Es erfasst keinen Browserverlauf, keine Inhalte, Nachrichten, Dateien oder Tastatureingaben. Das ist nichts anderes, als wenn Sie wissen, dass Ihr Team Dropbox nutzt, Sie aber die dort abgelegten Inhalte nicht lesen können.
Kostengünstig ungenutzte und überflüssige SaaS aufspüren – folgen Sie dem Beispiel anderer Unternehmen
Wir haben viele Daten zusammengetragen. Datengrundlage des Berichts von LastPass zum Stand der KI- und SaaS-Sicherheit 2026:
- App-Nutzungsdaten aus 15.907 Unternehmen
- Login-Verhalten von 450.784 Benutzern in 20.631 Unternehmen
- Befragung von 412 IT-Verantwortlichen hinsichtlich Trends bei der KI-Nutzung, Schatten-KI und SaaS-Governance
