Che cos’è l’ottimizzazione della spesa SaaS e in cosa si distingue dalla sua gestione?
La gestione della spesa SaaS è il processo con cui si tiene traccia delle applicazioni presenti, dei relativi costi e delle regole di utilizzo effettivamente applicate.
L’ottimizzazione della spesa SaaS è invece il risultato: ridurre gli sprechi e sfruttare al meglio gli investimenti.
Le due attività sono inscindibili. Ma per la maggior parte dei team l’ostacolo principale è la mancanza di dati. Non puoi ottimizzare la spesa per applicazioni di cui ignori l’esistenza.
SaaS Monitoring di LastPass ti fornisce questi dati: segnala le applicazioni a cui non si accede da 30 giorni e individua le categorie in cui sono presenti più strumenti che stai già pagando sebbene svolgano le stesse funzioni.
Questa consapevolezza ti permette di decidere quali sottoscrizioni annullare o quali strumenti accorpare, trasformando le informazioni raccolte in risparmi concreti.
Le piattaforme dedicate alla gestione SaaS (SMP), come Zylo e Productiv, sono particolarmente efficaci nell’analisi della spesa legata ai contratti.
Ma se vuoi individuare le applicazioni che si moltiplicano senza controllo e quelle inutilizzate, LastPass ti offre queste informazioni senza i costi a sei cifre e le implementazioni complesse di una piattaforma SMP per grandi aziende.
Perché monitorare la spesa SaaS è difficile, ma ridurla lo è ancora di più
Per molti team, tre fattori rendono difficile tenere sotto controllo la spesa SaaS:
- Le registrazioni aggirano le procedure di acquisto: oggi molti strumenti SaaS non richiedono né un ordine di acquisto né l’approvazione del reparto informatico. Qualsiasi dipendente può creare un account in pochi minuti con un indirizzo e-mail aziendale o personale. Quando il team IT ne viene a conoscenza, lo strumento potrebbe essere già essere parte integrante delle attività quotidiane da mesi.
- L’IA accelera ulteriormente la crescita: si prevede che la spesa mondiale per l’intelligenza artificiale aumenterà del 47% nel 2026. Gli strumenti di IA si diffondono più rapidamente di quanto qualsiasi altra categoria di software abbia mai fatto e, nella maggior parte dei casi, la prima fattura arriva solo dopo almeno un mese di utilizzo.
- Gli strumenti autorizzati includono funzionalità IA integrate: non basta più monitorare gli accessi per individuare la proliferazione dell’IA. Una funzionalità di IA attivata all’interno di un abbonamento già sottoscritto può introdurre nuovi rischi di condivisione dei dati senza comparire da nessuna parte come nuova applicazione.
Di conseguenza, il team IT è costantemente in ritardo rispetto agli strumenti cui i dipendenti accedono realmente.
Le piattaforme SMP sono progettate per affrontare questo problema. Ma non sono l’unico modo per ottenere un quadro chiaro e, per molti team, potrebbero non essere il punto di partenza più adatto.
Piattaforme di gestione SaaS e SaaS Monitoring a confronto
Chi cerca una piattaforma SMP trova spesso soluzioni come Zylo, Productiv, Zluri, Torii o altre simili. Ognuna è progettata appositamente per gestire governance e spesa SaaS nelle grandi aziende.
La tabella che segue mostra cosa offre ciascun approccio e quali sono i suoi limiti. In definitiva, la scelta dipende da quale soluzione puoi implementare già questo trimestre, senza dover affrontare i costi di una piattaforma per grandi aziende.
| Piattaforme di gestione SaaS (SMP) | LastPass Business Max | |
|---|---|---|
| Come individua le applicazioni | Rilevamento da più fonti tramite fornitori di identità, SSO, sistemi finanziari, API delle applicazioni e, in alcuni casi, browser | Rilevamento degli accessi tramite browser con l’estensione di LastPass |
| Cosa monitora | Contratti, rinnovi, utilizzo delle licenze, titolarità e dati di spesa | Accessi alle applicazioni, modalità di utilizzo degli strumenti SaaS e avvisi sulle credenziali compromesse |
| Dati sulla spesa SaaS | Dati su contratti, fatture, licenze e utilizzo | Segnala le applicazioni inutilizzate (senza accessi negli ultimi 30 giorni) e le categorie ridondanti; non include dati contrattuali |
| Implementazione | Di norma, richiedono integrazioni con IdP, sistemi finanziari e API delle applicazioni prima di fornire i primi dati | Funziona tramite l’estensione browser di LastPass già installata; i primi risultati arrivano nel giro di ore o giorni |
| Sicurezza delle credenziali | Funzionalità limitate rispetto ai sistemi dedicati alla gestione delle credenziali | Sì, avvisi sulle credenziali violate e rilevamento delle password riutilizzate |
| Quando è più indicato | Team di organizzazioni di medie o grandi dimensioni con funzioni dedicate alla gestione SaaS o della spesa IT | Team IT con risorse limitate che hanno bisogno di conoscere le applicazioni SaaS in uso, senza una funzione dedicata alla loro gestione |
| Costo | Di norma, richiedono contratti aziendali con prezzi personalizzati | Incluso in LastPass Business Max a {LPBusinessSSOMFA} per utente al mese |
Fonte: Smart Tech Atlas (guida alle piattaforme SMP aggiornata a marzo 2026)
LastPass non sostituisce una piattaforma di gestione SaaS, ma è il modo più rapido per passare da una completa mancanza di supervisione a un quadro concreto delle applicazioni SaaS in uso, senza spese di acquisto a cinque cifre né implementazioni di sei mesi. Per i team con risorse limitate, spesso è la soluzione migliore da cui partire.
Se utilizzi già strumenti per gestire il SaaS, LastPass aggiunge controlli a livello di browser per gli accessi eseguiti sia con account personali che aziendali.
Le domande che i team IT si pongono quando valutano le piattaforme di gestione SaaS
«Stiamo già valutando Zylo. Perché dovremmo prendere in considerazione anche LastPass?»
È una domanda legittima. Zylo è progettato per la gestione della spesa SaaS, incluso la verifica dei contratti, la gestione dei rinnovi e il monitoraggio dell’utilizzo delle licenze.
Se la tua organizzazione dispone di una funzione dedicata alla gestione SaaS o di un team finanziario IT responsabile di queste decisioni, Zylo è una buona scelta.
Ma se vuoi anche sapere a quali applicazioni accedono i dipendenti tramite browser, compresi gli strumenti di IA utilizzati con indirizzi e-mail personali e gli account esterni al tuo SSO, SaaS Monitoring di LastPass ti offre questa capacità di supervisione.
Per i team con risorse limitate che non hanno ancora adottato una piattaforma dedicata alla gestione SaaS, LastPass offre un modo più rapido per ottenere la supervisione essenziale a qualsiasi programma di gestione della spesa SaaS.
«SaaS Monitoring segnala le applicazioni inutilizzate. Può dirci anche quanto costano le relative sottoscrizioni?»
No. SaaS Monitoring monitora gli accessi. Ti mostra quali applicazioni utilizza il tuo team, a quali account non accede da 30 giorni e quali applicazioni appartengono a categorie in cui disponi già di strumenti analoghi.
Non mostra fatture, condizioni contrattuali o costi delle sottoscrizioni.
Se la tua priorità è gestire la spesa a livello contrattuale, ti serve una piattaforma dedicata alla gestione SaaS.
Se invece vuoi sapere subito a quali strumenti si è registrato il tuo team e se i relativi account sono ancora in uso, SaaS Monitoring può già fornirti queste informazioni mentre valuti una piattaforma SMP.
«Un software come SaaS Monitoring che mostra quali applicazioni usano i dipendenti è una forma di sorveglianza?»
No. SaaS Monitoring registra le applicazioni a cui i dipendenti accedono tramite l’estensione LastPass, non quello che fanno al loro interno. LastPass, dunque, rileva se è stato effettuato un accesso a una determinata applicazione.
Non acquisisce cronologia di navigazione, contenuti, messaggi, file o tasti premuti. È come sapere che il tuo team usa Dropbox, senza leggere i file contenuti nelle cartelle.
Scopri come le organizzazioni simili alla tua individuano le applicazioni SaaS inutilizzate o ridondanti senza disporre del budget di una grande azienda
Perché puoi fidarti dei dati? Il rapporto LastPass 2026 sullo stato della sicurezza dell’IA e del SaaS si basa su:
- Dati relativi all’utilizzo delle applicazioni in 15.907 organizzazioni
- Abitudini di accesso di 450.784 utenti appartenenti a 20.631 organizzazioni
- Risposte di 412 responsabili IT sulle tendenze in materia di adozione dell’intelligenza artificiale, IA ombra e governance del SaaS
